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Exhibit space contract terms and conditions
 

  1. By applying for one or more booth, exhibitor agree to hold harmless the show organizers or any of the venues mentioned in this contract of any claims, financial or otherwise made by any individual or entity.

  2. Refund policy: No refunds will be issued if cancellation by exhibitor is made within 90 days prior to the show date. Balances must be paid in full 90 days prior to show date and all checks cleared by the established dates or your rental space will be cancelled. In the event of a cancella- tion, the event organizers reserve the right to sell the booth space to other exhibitors. Cancellation by exhibitor must be made in writing, by mail, email notification or fax transmission.

  3. The event organizers reserve the right to fully determine the eligibility of any company, person, product and or service in the exhibit area. Exhibitors are required to list in this contract products and or services that will be exhibited. Any changes must be informed to the event organizers in writing and are subject to approval. The event organizers will preserve the confidentiality of the exhibitors.

  4. The event organizers reserve the right to reject, eject or prohibit any exhibitor and representatives thereof for violation of these rules without any monetary refund.

  5. The event organizers will provide overnight security in the exhibit halls during the exhibition period, but assumes no liability for the loss or theft of any kind. Insurance is the responsibility of the exhibitor. Exhibitor shall carry and maintain during the period of the show, including move-in and move-out days, at their sole expense, personal injury and property damage coverage under a policy of general public liability insurance.

  6. Hold Harmless Clause: Exhibitors or outside contractors assume entire responsibility and hereby agrees to protect, indemnify, defend and save the event organizers, the venue, any convention center and its employees and agents against any claims losses, and damages to persons or property, governmental charges or fines, expenses and attorneys’ fees arising out of or caused by each exhibitor’s or outside contractors installation removal, maintenance, occupancy or use of the exhibition, venue, convention center or a part thereof, excluding any such liability caused by the sole negligence of their employees and agents. In addition each exhibitor or outside contractor acknowledges that the event organizers, the venue or any convention center do not maintain insurance covering exhibitor’s property and it is the sole responsibility of the exhibitor or outside contractor to obtain business interruption and property damage insurance covering such losses by exhibitor or outside contractor.

  7. Distribution of samples and promotional-type literature is fully restricted to the confines of the booth, and must concerned the products or services of the company registered on this contract unless authorized by event organizers in writing.

  8. The event organizers will provide: “a booth”, with measurements according to the “Booth Sizes and Prices” schedule, standard electricity, 3 week-end passes per 10’x10’ booth (There will be a charge of $35.00 for additional booth passes).

  9. Smoking in the exhibit hall is strictly forbidden. All federal, state and city laws pertaining to fire and safety must be observed and adhered to.

  10. The exhibitor if tattooing or piercing on premises agrees to use single-use needles and inks, to follow the sterilization standards and to maintain a clean workstation. 

  11. Exhibitor staff agrees to conduct themselves in a peaceful and harmonious manner as is appropriate to the integrity of attendees, fellow exhibitors, event management, the venue and any convention center.

  12.  In the event of any causes, beyond event organizers’ control, that prevent the exhibition from taking place or forces the exhibition to change locations or dates, the event organizers reserve the right to retain exhibitor payments/deposits. The event organizers will inform exhibitors of new location and dates.

  13. Although the event organizers will not guarantee a definite number of attendees, the event organizers agree to create a full effort in promoting the event to generate maximum attendance. Any announced number of attendees is an estimated and not a guarantee. All advertised promotional campaign effort is subject to change without notice to exhibitors.

  14. Exhibitors will indemnify the event organizers for claims arising between the exhibitor and the event rental. Exhibitors who prepare, distribute and or sell any food or beverage products hereby agree to indemnify the event organizers and the venue facility, for any claims or damages relating to the preparation, distribution, sale or consumption of such products.

  15. Exhibitors agree to be responsible for sales tax, business fees, government fines, and necessary licenses for sale of specific products and or performance of specific services during exhibition.

  16.  Exhibitors will not assign this share, contract or sublicense any part of the booth space herein provided without the express consent of the event organizers. No exhibitor is guaranteed exclusivity, unless done so in writing by the event organizers.

  17. Outdoor parking at venue is free on exhibit center area Exhibitors are responsible for any parking tickets if they are in a no-parking area.

  18. Exhibitors will be responsible for loading/unloading, setup, moving out and removal all material and equipment during specific hours as determined by the event organizers. Setup hours will be informed to exhibitors.

  19. During exhibit hours, exhibitor is required to keep at least one attendant in his booth. There will be absolutely no moving out allowed prior to the official end of the exhibition, unless so directed by the event organizers.

  20. Any matter not specifically covered in this contract shall be subject solely to the decision of the event organizers and will be communicated to the involved parties verbally or in writing, as the event organizers deem necessary.

  21. This contract will be official and acknowledged as valid when signed by representatives of the exhibitor and the event organizers. This will confirm the agreement to take exhibit space for the event selected in this contract. It is hereby agreed that the undersigned will abide by the rules and regulations printed in this agreement. Acceptance of this application by or on behalf of the show organizers shall constitute a contract. 

 

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Termes et conditions du contrat d’inscription pour exposants

 

  1. En appliquant pour un  ou plusieurs kiosques, l'exposant accepte de ne pas tenir responsable les organisateurs de l'exposition ou le propriétaire/locateur des lieux ou se tient l’événement de toutes réclamations financière ou autre faites par un individu ou entité.

  2. Politique de remboursement: Aucun remboursement ne sera effectué si l'annulation par l'exposant est faite dans les 90 jours avant la date d'exposition. Les soldes doivent être payés entièrement 60 jours avant la date d'exposition et tous les chèques émis pour les dates établies sinon votre espace de location pourra être décommandée. En cas d'une annulation, le dépôt sera retenu et les organisateurs de l'événement se réservent le droit de vendre l’emplacement à d'autres exposants. L'annulation par l'exposant doit être faite par écrit, par la poste, par email ou par télécopieur.

  3. Les organisateurs de l'événement se réservent le droit de déterminer entièrement l'acceptabilité de n'importe quelle compagnie, personne, produit et/ou service a l’exposition. Les exposants sont tenus d'énumérer sur ce contrat les principaux produits et/ou services qui seront exposés. Les organisateurs de l'événement doivent être informés par écrit de tous changements et seront sujets à l'approbation. Les organisateurs préserveront la confidentialité.

  4. Les organisateurs de l'événement se réservent le droit de rejeter, expulser ou interdire un exposant et son représentant s’il enfreint aux règles sans aucun remboursement monétaire.

  5. Les organisateurs de l'événement assurent la sécurité durant la nuit dans les salles d’exposition pendant la période d'exposition, mais n'assument aucune responsabilité pour la perte ou le vol. L'assurance est la responsabilité de l'exposant. L'exposant possédera et maintiendra pendant la période de l'exposition, incluant les jours de chargement/déchangement intérieur/extérieur, à leurs frais uniques, une assurance de responsabilité civile, dommages matériels et corporels.

  6. Tenir à couvert: Les exposants ou les entrepreneurs extérieurs assument leur entière responsabilité et acceptent par ceci de se protéger, garantir, défendre et exempter les organisateurs de l'événement, le lieu, ses employés et agents, contre toutes les pertes reliées aux réclamations, dommages aux personnes ou à la propriété, aux frais ou aux amendes gouvernementales, aux dépenses et aux honoraires des mandataires provenant de ou causé par l’enlèvement d'installation par un exposant ou un entrepreneurs extérieurs, à l'entretien, à l'occupation ou à l'utilisation de l'exposition, du lieu, du centre de convention ou d'une partie, à l'exclusion d'une telle responsabilité provoquée par la négligence unique de leurs employés et agents. En outre chaque exposant ou entrepreneur extérieur reconnaît que les organisateurs de l'événement, le lieu ou centre de convention n’ont pas à détenir une assurance couvrant la propriété de l'exposant et il est de la responsabilité unique de l'exposant ou de l'entrepreneur extérieur d'obtenir leur assurance contre les dommages matériels couvrant de telles pertes par l'exposant ou l'entrepreneur extérieur.

  7. La distribution d’échantillons, de matériel promotionnel ou publicitaire est entièrement limitée aux confins du kiosque, et doit concerner l’entreprise inscrite au contrat seulement, à moins qu'autorisé par écrit par les organisateurs de l'événement.

  8. Les organisateurs de l'événement fourniront: "un emplacement", avec des mesures selon les "dimension et prix" mentionnés au contrat d’inscription, électricité standard, 2 passes week-end par espace 5'x8' (passes additionnelles 35.00$).

  9. On interdit strictement le tabagisme dans le hall de convention et d’exposition. Toutes les lois fédérales, provinciales et municipales concernant le feu et la sécurité doivent être observées et respectées.

  10. Les exposants offrant le tatouage et le perçage doivent maintenir le standard d’hygiène et de stérilisation et utiliser du matériel à usage unique.

  11. Le personnel des exposants accepte de se conduire d'une façon paisible, harmonieuse et respectueuse envers les participants, les exposants, le personnel et organisateur de l'événement et du centre d’exposition.

  12. Si, pour une raison hors du control des organisateurs, un événement empêcherait l'exposition d’avoir lieu ou forcerait l'exposition à changer d’endroit ou de dates, les organisateurs se réservent le droit de retenir le paiment/dépôt de l'exposant. Les organisateurs informeront les exposants du nouvel endroit ou des dates.

  13. Lorsque vous nous soumettez votre candidature pour la location d'un espace à notre convention, ce geste nous permet d'obtenir votre consentement explicite afin d'utiliser vos renseignements personnels tel que; une photo, votre email ainsi que vos liens sociaux sur notre site web à des fins publicitaires et pour faciliter la prise de rendez-vous aux clients potentiels. Enregistrer votre adresse couriel pour un bulletin électronique dans le but de vous informez sur le déroulement de l'événement et de vous invitez à de futur événements et ce, tel que permises par la loi. Les données personnelles que nous recevons sont gardées dans un fichier pour la période de temps nécessaire à la livraison des services demandés. Les renseignements personnels que vous fournissez ne seront pas dévoilés à des tierces parties et seront uniquement utilisés à l’interne dans le but spécifique pour lequel vous nous avez fourni les renseignements.

  14. Bien que les organisateurs de l'événement ne garantissent pas un nombre défini de participants, ils acceptent de faire tout en leur pourvoir pour promouvoir l'événement et obtenir une assistance maximum. Tout nombre annoncé de participants est estimé et n’est pas une garantie. Toutes les campagnes promotionnelles sont sujettes aux changements sans préavis aux exposants.

  15. Les exposants garantiront indemnité aux organisateurs de l'événement en cas de réclamations surgissant entre l'exposant et le locateur des lieux de l'événement. Les exposants qui préparent, distribuent et/ou vendent n'importe quelle nourriture ou boissons acceptent par ceci de garantir indemnité aux organisateurs de l'événement et au locateur des lieux, pour toutes les réclamations ou dommages concernant la préparation, la distribution, la vente ou la consommation de tels produits.

  16. Les exposants acceptent d'être responsables des taxe de vente, des honoraires d'affaires, des frais, et des permis nécessaires pour la vente de produits spécifiques et/ou de l'exécution de services spécifiques pendant l'exposition.

  17. Les exposants n'assigneront pas une partie de leur kiosque à une autre entreprise que celle inscrite au contrat sans consentement express des organisateurs de l'événement. Aucun exposant n'est garantie de l’exclusivité, à moins d’avis contraire par écrit des organisateurs.

  18. Le stationnement extérieur est libre sur le terrain du centre d’exposition. Les exposants sont responsables des billets d’infractions reçus s’il sont stationné à un endroit indiqué interdit.

  19. Les exposants seront responsables du chargement/déchargement du matériel de leur installation, et pendant les heures spécifiques déterminés par les organisateurs de l'événement. Les exposants seront informés par écrit de ces heures.

  20. Pendant les heures d'exposition, l'exposant est tenu de maintenir au moins un préposé dans son kiosque. Il ne sera absolument pas permis de quitter avant la fin officielle de l'exposition.

  21. Toute matière non spécifiquement couverte dans ce contrat sera soumise à la décision des organisateurs de l'événement et sera communiquée aux parties impliquées verbalement ou par écrit, selon ce que les organisateurs de l'événement considèrent nécessaires.

  22. Ce contrat sera officiel et reconnu comme valide quand signé par des représentants de l'exposant et des organisateurs de l'événement. Ceci confirmera l'accord de prendre l'espace d'exposition pour l'événement choisi dans ce contrat. Il est convenu par ceci que le sous-signée accepte de respecter les règles et règlements imprimés dans cet accord. L'acceptation de cette application par ou au nom des organisateurs de l'exposition constituera un contrat.

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