….

 EXHIBITOR'S MANUAL:

..

Manuel de l'exposant

…. 

(TATTOO NOUVELLE ERE 2019) 

….

ASSEMBLY AND - PACKING UP

..

MONTAGE-DÉMONTAGE

….

….

PROCEDURES :

Upon arrival at the exhibition site, the representative of the exhibiting company must go to the registration desk to confirm his presence and validate his booth location. On friday before 1 pm, he / she must ensure that the organizers has inspected the site and the advertising material used. The representative will have to approve the compliance of the regulations. Failing this procedure, the Management reserves the right to make changes to your booth, if necessary. 

All booths must be set up at 1 pm on friday :It is very important that this schedule be respected. 

In order to reduce the risk of theft, it is recommended that valuable items be carried by the exhibitor every night, at the closing of the show.

..

PROCÉDURES À SUIVRE:

À son arrivée sur les lieux de l’exposition, le représentant de l’entreprise exposante devra se présenter au comptoir d’inscription afin de confirmer sa présence et valider son emplacement de kiosque.Avant 13h le vendredi 7 juin 2019, il devra s’assurer que la Direction a procédé à l’inspection de l’emplacement et de l’affichage. Le représentant aura à approuver la conformité des règlements. À défaut de respecter cette procédure, la Direction se réserve le droit de procéder à des modifications de votre kiosque, si nécessaire.

Tous les kiosques doivent être aménagés au plus tard à 13h le vendredi.Il est très important que cet horaire soit respecté.  

Afin de réduire les risques de vols , il est recommandé que les articles de valeur soient emportés chaque soir, par l’exposant à la fermeture du salon.

….

….

BOOTH SET UP SCHEDULE :

The set up of the booths and venue will start on Friday from 10 am to 1 pm.

Unloading will be done at the back entrance of the Salon richmond. You'll have to go throuht the alley behind the venu. (See plans further in this document.) We ask you to leave enough space for circulation.. At no time will the parking of a vehicle be permitted at this entrance, unless it is to unload material. He shall leave the premises as soon as the operation is completed. Please consider your colleagues who also need to unload, we ask you to take a maximum of 15 minutes to do so.

We advise you to bring your own hand trolleys to transport the equipment. Exhibitors must have their own staff to unload their equipment.

..

HORAIRE DU MONTAGE : 

La période de montage et d’aménagement de la salle débutera le vendredi de 10h à 13h.Le déchargement se fera à l'arrière. Vous devrez passer par la ruelle derrière le Salon Richmond (voir plan plus bas). Nous vous demandons de laissez un espace de circulation. En aucun temps,le stationnement d’un véhicule automobile ne sera permis à cet endroit, à moins que ce ne soit pour décharger du matériel. Vous devrez quitter les lieux dès cette opération accomplie. SVP considérez vos collègues qui doivent, eux aussi, décharger leur matériel. C’est pourquoi nous vous demandons de prendre un maximum de 15 minutes pour le faire.

*Nous vous conseillons d’apporter vos propres chariots manuels pour le transport de l’équipement. Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel.

….

 
https://goo.gl/maps/WwwLLU9sBaN2

https://goo.gl/maps/WwwLLU9sBaN2

 

….

DISMANTLING SCHEDULE :

The dismantling of the booths and exhibition material will start on Sunday at 6pm. No exhibitor is allowed to disassemble his kiosk and/or his displays before the closing time.

The exhibitor must release the premises of any merchandise no later than 8 pm on Sunday, failing which he will have to reimburse the Exhibition Management for all expenses incurred in releasing the said premises. 

OPENING HOURS (to public) :

Friday: 3 pm to midnight

Saturday: 11 am to 11 pm

Sunday: 11 am to 6 pm

..

HORAIRE DU DÉMONTAGE :

La période de démontage des kiosques et du matériel d’exposition débutera le dimanche à 18h. Aucun exposant n’est autorisé à démonter son kiosque, ni désassembler ses présentoirs avant l’heure de la fermeture. 

L’exposant devra libérer les lieux de toute marchandise au plus tard à 20h, le dimanche, à défaut de quoi il devra rembourser à la Direction du salon toutes dépenses engagées pour libérer les dits lieux. 

HORAIRE PUBLIQUES :

Vendredi : 15h00 à 00h00 

Samedi : 11h00 à 23h00 

Dimanche : 11h00 à 18h00 

….

….

EXHIBITOR SERVICES

..

SERVICES EXPOSANTS 

….

….

PARKING FOR EXHIBITORS :

Their is several options of free and paying parking around the convention venue. You will find on the map bellow 2 options of pay parking. There is also the option of the Bell Center who is at 10 minutes walk from the venue. It will also be possible to park your vehicule in the neighberhood streets.

..

STATIONNEMENT DES EXPOSANTS : 

Plusieurs options de stationnement gratuit et payant s'offre à vous. Plus bas, vous trouverez sur la carte 2 options de stationnement payant. Il y a aussi le stationnement du centre Bell qui est à 10 minutes a pied de la convention. Il vous sera aussi possible de stationner dans les rues avoisinantes.

….

 
The first pay parking is on Lionel-Groulx ave. Between Richmond street and Des Seigneur street.  The second one is at the crossroad of Basin street and Des Seigneur street.

The first pay parking is on Lionel-Groulx ave. Between Richmond street and Des Seigneur street.

The second one is at the crossroad of Basin street and Des Seigneur street.

 

….

ELECTRICITY :

The included electricity included in the rental price of your kiosk is plus or minus 800 watts. If you need extra electricity, please contact the organization of the Nouvelle Ère Tattoo Festival and you will be charged additional costs.

In order to minimize the risk of fire, the exhibitor is responsible for the unplugging of all appliances in operation each day at the time of closing.

..

ÉLECTRICITÉ :

L’électricité qui est incluse dans le prix de location de votre kiosque est de plus ou moins 800 watts. Si vous avez besoin d’électricité supplémentaire, faites en la demande à l'organisation du Festival de Tattoo Nouvelle Ère et des frais supplémentaires vous seront chargés. 

Afin de minimiser les risques d’incendie, l’exposant est responsable de la mise hors-circuit de tous les appareils en fonction chaque jour au moment de la fermeture.

….

….

DAILY MAINTENANCE :

During the day, a maintenance of the public aisles and a service of ‘’garbage pick up’’ will be done all week end. Ensure that the waste is safely packed and placed in the appropriate container.

..

ENTRETIEN QUOTIDIEN :

Durant la journée, un entretien des allées publiques et un service de cueillette des déchets est maintenu. Assurez-vous que les déchets soient emballés de façon sécuritaire et déposés dans le contenant approprié.

….

….

SECURITY :

A security service is provided by the Festival Tattoo Nouvelle Ère during the opening hours, at night and during the set up and dismantling period. The doors will be locked when the show closes, until the opening. It is the responsibility of the exhibitor to protect and insure his own equipment and his merchandise and equipment. The Tattoo Nouvelle Ère Festival Management accepts no responsibility for loss, theft, damage or injury.

..

SÉCURITÉ :

Un service de sécurité de base est assuré en permanence par l'Organisation du Festival Tattoo Nouvelle Èrependant les heures d’ouverture, la nuit et pour la période du montage et démontage. Les portes seront verrouillées lors de la fermeture du salon, et ce jusqu’à l’ouverture. Il est de la responsabilité de l’exposant de protéger et d’assurer son propre matériel ainsi que sa marchandise et son équipement. La Direction du Festival de Tattoo Nouvelle Èren’accepte aucune responsabilité pour perte, vol, dommage ou blessure.

….

….

REGULATIONS-KIOSKS

..

RÈGLEMENTS-KIOSQUES

….

….

RENTAL AND SUBLETING :

Please note that the rental price of a booth includes: 2 tables, 3 chairs and basic electricity, Internet access and other supplies are at the expense of the exhibitor (see Electricity section). Sub-leasing of booth (location) is strictly prohibited.

*Massage table and armrest rental service will be offered at an additional charge.

..

LOCATION ET SOUS-LOCATION : 

Veuillez prendre note que le prix de location d’un espace inclus : 2 tables, 3 chaises et l’électricité de base, l’accès Internet et autres fournitures sont au frais de l’exposant (voir la section Électricité). La sous-location des kiosques (emplacement) est strictement interdite.

*Un service de location de table de massage et « armrest » sera offert moyennant des frais supplémentaire.

….

….

PRODUCTS AND SERVICES OF EACH EXHIBITOR :

The exhibitor will offer the products and services of his own company only. Any representation (documentary or verbal) for other merchants absent from the exhibition venues will incur a fine of $ 400 due to non-respect of the other exhibitors. Contests or group promotions including suppliers other than those present at the show are prohibited. No poster showing a company name or grouping other than the name of the exhibitor who signed the contract will be tolerated in the kiosks. Exhibitors will not assign a part of their booth to a company other than the one entered in the contract without express consent of the organizers of the event. No exhibitor is guaranteed the exclusivity, unless otherwise notified in writing by the organizers.

The distribution of samples, souvenirs, advertising materials and commercial solicitation must be done only within the exhibitor's stand.

..

PRODUITS ET SERVICES DE CHAQUE EXPOSANT : 

L’exposant s’engage à offrir les produits et services de sa propre entreprise seulement. Toute représentation (documentaire ou verbale) pour d’autres commerçants absents des lieux d’exposition occasionnera une amende de 400$ pour cause de non-respect des autres exposants. Les concours ou les promotions de groupe incluant des fournisseurs autres que ceux présents au salon, sont interdits. Aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l’exposant signataire du contrat ne sera tolérée dans les kiosques. Les exposants n'assigneront pas une partie de leur kiosque à une autre entreprise que celle inscrite au contrat sans consentement express des organisateurs de l'événement. Aucun exposant n'est garanti de l’exclusivité, à moins d’avis contraire par écrit des organisateurs.

La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériels publicitaires ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du kiosque de l’exposant.

….

….

BOOTH SET UP :

Kiosks and products that are on display must not overflow the exhibition unit allocated to the exhibitor or ‘encroach’ on the aisles reserved for clients circulation. Each kiosk must be arranged so it will not interfere with the general appearance of the event or obstruct the view of the surrounding kiosks. Any exception to this rule must be approved in advance by the Tattoo Nouvelle Ère Festival Management.

Simple Booth (1 artist): 5' Width X 8' Depth or 6' Width X 7' Depth for upper aisles.

..

AMÉNAGEMENT DES KIOSQUES : 

Les kiosques et les produits qui sont exposés ne doivent en aucun cas déborder de l’unité d’exposition qui est attribuée à l’exposant, ni empiéter sur les allées réservées à la circulation.

Chaque kiosque doit être disposé de façon à ne pas nuire à l’apparence générale de l’événement, ni obstruer la vue des kiosques environnants. Toute exception à ce règlement devra être approuvée au préalable par la Direction  du Festival de Tattoo Nouvelle Ère 

Kiosque simple (1 artiste) : 5' largeur X 8' profondeuret (6' largeur X 7' profondeur pour les allées du haut)

….

….

RESPECT FOR PLACES AND EQUIPMENT :

The exhibitor must ensure the preservation of the space rented for his stand. It shall not use (or permit) nails, screws, hooks or other similar devices to secure any object. You can use hooks, pliers or plastic "tie wraps".

In addition, the exhibitor is fully responsible for any damage to the leased or loaned equipment and shall “bear” the cost of repairing or replacing it. The exhibitor must remove any residue on equipment leased or loaned during dismantling.

..

RESPECT DES LIEUX ET DU MATÉRIEL : 

L’exposant doit veiller à la préservation de l’espace loué pour son stand. Il ne doit pas se servir (ni le permettre) de clous, vis, crochets ou autres dispositifs analogues pour fixer quelque objet que ce soit. Vous pouvez utiliser des crochets, des pinces ou des « tie wraps » en plastique.

De plus, l’exposant est entièrement responsable des dommages qu’il cause au matériel loué ou prêté et doit en assumer seul les frais de réparation ou de remplacement. L’exposant doit enlever tous résidus sur les équipements loués ou prêtés lors du démontage. 

….

….

GENERAL INFORMATION

..

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX 

….

….

NOISE :

The exhibitor must respect visitors and exhibiting colleagues. Any device that causes abusive noise is prohibited and will be removed at the expense of the exhibitor.

REGISTRATION – IDENTIFICATION :

The rental of each unit gives you an identification badge and 1 weekend bracelets (1 for the artist and one for the booth helper). It should be noted that additional wristbands are available with an additional charge of $ 35.00 each. The identification bracelets and badges will be delivered to the official representative of each kiosk upon registration on Friday.

The bracelets and badges must be worn continually on the exhibition grounds during the three days. These bracelets and badges give access to the showroom. 

*It is strictly prohibited to loan your bracelet or badge to a client or friend. Your clients, friends and visitors must buy a ticket to be admitted, it is up to you to adjust your price to accommodate your clients!

ADMISSION TO THE SHOW :

The Tattoo Nouvelle Ère Festival Management reserves the right to refuse the participation of any organization or society at its discretion, either because its presence is contrary to the objectives of the event or because elimination is necessary to ensure better representation of the different sectors.

PAYMENT :

The Tattoo Nouvelle Ère Festival management reserves the right to refuse entry to any exhibitor who has not paid in full for their booth reservation at the beginning of the event. Please note that the final payment must be before the event starts.

CONTRACT TERMINATION :

In case of cancellation, the exhibitor will lose the amount paid. A one-month notice is required to cancel your participation in the Nouvelle Ère Tattoo Festival.

SOURCES OF FLAMMABILITY :

Candles and paraffin lamps or any other inflammable object is prohibited.

INSURANCE :

The Tattoo Nouvelle Ère Festival Management will take all possible precautions to prevent loss or damage to exhibitors' property. However, neither the owners nor the administrators of the exhibition site will be responsible for injuries to individuals (exhibitors or visitors), loss or damage to products, kiosks, tools or decorations by fire, Water, accidents, theft or any other cause. The exhibitor is required to individually insure against fire, theft, loss or damage to property and civil liability in the amount of $ 1 million. The Exhibition Management reserves the right to require written proof of insurance.

Exhibitors must protect themselves from any claim for damage or injury to an officer, employee or agent of the exhibitor or to any other person in connection with the exhibitor's participation in the Tattoo Festival New Era, in whatever form. It is therefore essential that exhibitors ensure against such claims. Your own insurance broker will do the necessary upon request.

RIGHT OF MANAGEMENT :

The Management reserves the right to modify the attendance schedule and / or the location of the booths if it is necessary, or to cancel the event for any reason whatsoever. In this case, the Management will reimburse the exhibitor the amount already paid.

ACCOMMODATION :

The Nouvelle Ère Tattoo Festival is close to several hotels. 

the weekend of June 7th to 9th is also the weekend of the Grand Prix in Montreal! Which means that downtown Montreal will be bursting with tourists AND the hotel rooms are already almost all booked at  quite exorbitant prices. In order to fully enjoy your stay in the city, we strongly advise you to book nowan apartment or a room with Air BNB!

Here are the neighborhoods that you can spot in your search (less than 10-20 min by taxi or metro).
* Avoid the city center (downtown area)
-Verdun
-St-Henri
-Griffintown
-Pointe St-Charles 
-Petite Bourgogne
-Plateau

..

BRUIT :

L’exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l’exposant.

INSCRIPTION- IDENTIFICATION : 

La location de chaque unité vous donne droit à une badge d’identification et un bracelet weekend (1 pour l’artiste et 1 pour le préposé au kiosque de l’exposant). Il est à noter que les bracelets weekend supplémentaires sont disponibles monnayant des frais additionnels de 35,00$ chacun. Les bracelets et badges d’identification seront remis au représentant officiel de chacun des kiosques lors de son inscription le vendredi.

Les bracelets et badges devront être portés continuellement sur les lieux de l’exposition pendant les trois journées. Ces bracelets et badges donnent accès à la salle d’exposition.

*il est strictement interdit de prêter son bracelet ou son badge en aucun cas afin d’admettre des amis ou clients.Vos clients, amis, visiteurs doivent payer le prix d’entrée, libre à vous d’ajuster vos prix pour accommoder vos clients!

ADMISSION AU SALON : 

La Direction du Festival de Tattoo Nouvelle Èrese réserve le droit de refuser la participation de tout organisme ou société à sa discrétion, soit parce que sa présence vient à l’encontre des objectifs de l’événement, soit parce qu’une élimination est nécessaire pour assurer une meilleure représentation des différents secteurs.

PAIEMENT :

La Direction du Festival de Tattoo Nouvelle Èrese réserve le droit de refuser l’entrée à tout exposant qui n’aura pas payé au complet sa réservation d’espace dès le début de l’événement. Veuillez prendre note que le paiement final doit être fait avant la tenue de l'événement.

RÉSILIATION DE CONTRAT : 

En cas de résiliation, l’exposant perdra le montant payé. Un préavis d’un mois est nécessaire pour annuler votre participation au Festival de Tattoo Nouvelle ère.

SOURCES D’INFLAMMABILITÉ : 

Les chandelles et les lampes à paraffine ou toute autre objet inflammable est interdit. 

ASSURANCES :

La Direction du Festival de Tattoo Nouvelle Ère prendra toutes les précautions pour empêcher les pertes ou dommages aux biens des exposants. Cependant, ni les propriétaires, ni les administrateurs du site de l’exposition ne seront responsables des blessures aux individus (exposants ou visiteurs), des pertes ou dommages occasionnés aux produits, aux kiosques, aux outillages ou aux décorations, par le feu, l’eau, les accidents, le vol ou toute autre cause. L’exposant est tenu de contracter individuellement des assurances contre le feu, le vol, la perte ou la détérioration de ses biens et pour ses responsabilités civiles d’un montant de 1 million de dollars. La Direction du salon se réserve le droit d’exiger une preuve écrite d’assurance.

Les exposants doivent prendre les dispositions nécessaires afin d’être protéger de toute réclamation pour dommage ou blessure à un officier, un employé ou un agent de l’exposant ou à toute autre personne, relativement à la participation de l’exposant auFestival de Tattoo Nouvelle Ère, sous quelque forme que ce soit. Il est donc essentiel que les exposants s’assurent contre de telles réclamations. Votre propre courtier d’assurance fera le nécessaire sur demande.

DROIT DE LA DIRECTION : 

La Direction se réserve le droit de modifier l’horaire des présences et/ou l’emplacement des stands si elle le juge nécessaire, ou encore d’annuler l’événement, pour quelque raison que ce soit. Dans un tel cas, la Direction, s’engage à rembourser à l’exposant la somme déjà versée. 

HÉBERGEMENT :

Cette année le Festival de Tattoo Nouvelle Ère aura lieule weekend du 7 au 9 Juin 2019 qui est également le week end du grand prix à Montréal! Ce qui signifie que le centre-ville de Montréal débordera de touriste ET que les chambres d'hôtels sont déjà presque toutes réservées et à des prix assez exorbitants. Afin de profiter pleinement de votre séjour en ville, nous vous conseillons fortement de réserver dès maintenant un appartement ou une chambre sur Air BNB.

Voici les quartier avoisinants que vous pouvez repérer dans vos recherches (à moins de 10-20 min en taxi ou métro).

*Évitez le centre-ville!

-Verdun
-St-Henri
-Griffintown
-Pointe St-Charles 
-Petite Bourgogne
-Plateau

….